Referat af bestyrelsesmøde

Reviewed-on: data.coop/dokumenter#33

Acceptable Usage Policy.md

@@ -94,7 +94,7 @@ ikke kun enkeltpersoner.
 
 **2.1.6** Deltager aktivt – i det omfang vi evner og har lyst til –
 i det sociale og faglige miljø i foreningen, evt. via foreningens 
-kanal på Freenode: `#data.coop` og/eller på [https://git.data.coop/](https://git.data.coop/).
+kanal på Libera.chat: `#data.coop` og/eller på [https://git.data.coop/](https://git.data.coop/).
 
 **2.1.7** De services, som udstilles af `data.coop`, er underlagt foreningens
 retningslinjer for acceptabel adfærd og brug af `data.coop`.

Vedtaegter.md

@@ -36,8 +36,8 @@ Valg til bestyrelsen sker for en periode på 2 år, således at mindst 2 persone
 er på valg hvert år. Revisor og suppleanter er på valg hvert  år.
 
 ## § 4. Generalforsamlingen
-Bestyrelsen indkalder generalforsamlingen med mindst 14 dages varsel via email.
-Ordinær generalforsamling afholdes
+Bestyrelsen indkalder generalforsamlingen med mindst 14 dages varsel via
+foreningens hjemmeside og mailinglister. Ordinær generalforsamling afholdes
 hvert år inden udgangen af september måned. Dagsorden for ordinær
 generalforsamling skal indeholde følgende punkter:
 

bestyrelsen/referat-2023-06-26.md

@@ -0,0 +1,82 @@
+# data.coop konstituerende bestyrelsesmøde 2023-2024
+
+*Mandag d. 26. juni 2023*
+
+Sted: Jitsi (Internettet)
+
+Deltagere:
+
+* Halfdan Mouritzen
+* Mikkel Munch Mortensen
+* Reynir Björnsson
+* Víðir Valberg Gudmundsson
+* Sam Al-Sapti
+* Karsten Højgaard
+* Balder den Store
+
+## Dagsorden
+
+1. Valg af dirigent
+2. Valg af referent
+3. Konstituering af bestyrelsen
+4. Forretningsorden
+5. Evt.
+
+## 1. Valg af dirigent
+
+Víðir vælges som dirigent.
+
+## 2. Valg af referent
+
+Halfdan vælges som referent.
+
+## 3. Konstituering af bestyrelsen
+
+1. Forperson: Víðir
+2. Næstforperson: Mikkel
+3. Kasserer: Balder
+4. Revisor: Karsten
+
+## 4. Forretningsorden
+
+
+- Modereringspolitik på Mastodon
+    - Som aftalt på GF, skal der laves en arbejdsgruppe.
+    - Når arbejdsgruppen er klar, indkaldes der til ekstraordinær generalforsamling, hvor vi kun behandler moderering af sociale medier driftet af foreningen.
+    - Der bliver nævnt at det kan være en fordel at lave en mere generel modereringspolitik, så den fungerer for vores generelle sociale "brugerflade", ikke kun specifikt til Mastodon.
+    - Vi sender en mail ud til alle medlemmer, hvor vi indkalder til hvem der vil være med i "arbejdsgruppen".
+        - Mikkel skriver, Balder sender ud i praksis.
+        - "Arbejdsgruppen" har, når arbejdet er afsluttet, fået løfte fra bestyrelsen om en ekstraordinær generalforsamling. 
+- Indkøb af harddiske
+    - En lille arbejdsgruppe der kigger på HDD'er 🖴
+        - Vidir og Halfdan
+    - Det skal bemærkes at donationen ikke er øremærket til indkøb af harddiske, derfor kan det give mening at vi ikke bruger dem alle på harddiske, men køber hvad der giver mening.
+- Ny hjemmeside
+    - Vi har en udgave på new.data.coop
+    - Vi tænker at (næsten) det eneste der mangler, er oversættelse til engelsk.
+- Medlemssystem
+    - Der er et projekt
+        - Første skridt er at vi skal bruge medlemssystemet til at holde styr på medlemmer.
+        - Der er en del der kan laves i django-admin, som det er nu.
+        - Simpelt plugin-system til at køre tasks i vores tjenester o.lign.
+        - Balder, Reynir og Víðir mødes og kigger på det.
+    - På sigt skal vi have lavet noget betalingsintegration.
+- Muligt skift af bank
+    - Vi bruger i øjeblikket 10 medlemmers kontigenter til gebyrer om året :(
+    - Vi kontakter Arbejdernes Landsbank og ser hvordan og hvorledes.
+        - Balder, Reynir og Víðir kontakter
+- Flere hej-dage
+    - Annonceres vidt og bredt!
+        - Mail, på vores (NYE!) hjemmeside, chat-kanaler, mastodon etc. 
+        - Og med reminder et par dage før.
+    - Vi vil gerne planlægge flere arrangementer frem i fremtiden. 
+        - Første weekend i:
+            - September 2023
+            - November 2023
+            - Februar 2024
+            - Maj 2024
+    - Halfdan står for at booke hos Støberiet.
+
+## 5. Evt.
+
+- Ikke så meget her i dag.

bestyrelsen/referat-2023-09-25.md

@@ -0,0 +1,212 @@
+# Referat af Bestyrelsesmøde
+
+## Tid og sted
+
+Internet, 25. september 2023
+
+## Referat fra forrige bestyrelsesmøde
+
+https://pad.data.coop/tFb7V6VJQS-VoecL25Zdaw?view
+
+## Deltagere
+
+* Vidir Valberg Gudmundsson
+* Mikkel Munch Mortensen
+* Halfdan Mouritzen
+* Benjamin Balder Bach
+* Sam Al-Sapti (Reynir er på pause fra bestyrelsen)
+
+
+## Valg af dirigent og referent
+
+* X er referent
+* Y er dirigent
+
+## Dagsorden
+
+1. Valg af referent og dirigent
+2. Moderationspolitik og ekstra GF
+3. Bankskifte
+4. Ny hardware-opsparingskonto
+5. Medlemssystem
+6. Opdeling af kontingent i servicegebyr og kontingent
+7. Indkøb af diske
+8. Administration af @datacoop på social.data.coop
+9. @data.coop på Twitter
+10. Hej-dage
+11. Brug af den anden server
+
+---
+### 1. Valg af dirigent og referent
+
+Dirigent: Mikkel
+
+Referent: Balder
+
+---
+### 2. Moderationspolitik (MP) og ekstra GF
+
+Jeg (Mikkel) blev (til min egen store overraskelse) udpeget som tovholder for arbejdsgruppen. Ingen reagerede på den invitation der blev sendt ud på e-mail. Da jeg sidst tjekkede, var dem der dukkede op i det dertilindrettede Matrix-rum næsten 1:1 bestyrelsen (en enkelt anden var derinde, et enkelt bestyrelsesmedlem var fraværende).
+
+Mit forslag er at vi bare fortsætter arbejdet med MP i bestyrelsesregi og husker at melde ud i Matrix når der er noget at melde ud, så vi følger den proces vi selv har lagt op til. Lad os tage udgangspunkt i det arbejde nogle af jer allerede havde lagt i forslaget der blev stillet på seneste GF.
+
+**Beslutninger/Action items:**
+
+- Mikkel sætter gang i Matrix-rummet
+
+---
+### 3. Bankskifte
+
+Hvordan får vi det eksekveret?
+
+**Beslutninger/Action items:**
+
+- Balder lover at gøre noget snart!
+
+---
+
+### 4. Ny hardware-opsparingskonto
+
+Ifm. fremtidige donationer, foreslås det (Balder), at vi har en øremærket konto til fremtidige indkøb.
+
+Reservens størrelse kan være en kombination af:
+
+1. Nødvendig tilsidesættelse af midler til vedligeholdelse eller ved uforudsete hændelser
+2. Donationer til forbedringer og ny-investeringer
+
+Ideen med at have en separat konto er:
+
+1. Medlemmer, som donerer, kan være garanteret, at deres midler anvendes til formålet.
+2. Bestyrelsen og generalforsamlingen har et konstant overblik over det økonomiske sikkerhedsnet, som foreningen råder over.
+3. Modellen kan udvides til andre områder med øremærkede midler: F.eks. fondsmidler, markedsføring og sysadmin-honorar
+
+
+**Beslutninger/Action items:**
+
+- Kontoplan:
+  - Panik-konto
+  - Kontingentkonto
+  - Driftskonto
+  - Øremærkede midler
+- Næste GF bør have diskussion af hvor mange midler vi vil hensætte til panikkontoen.
+
+---
+### 5. Medlemssystem
+
+Vidir har testet byro, og er kommet frem til at det ikke giver mening at bruge det fremfor vores eget.
+
+Vi lægger vægt på, at det nok er data.coop's største prioritet i 2023 at komme videre med det her!
+
+**Beslutninger/Action items:**
+
+- Vi skal lave en plan for hvad der mangler at blive lavet.
+- Vi vil gerne have et system hvor bestyrelsen kan nå at "vette" nye medlemmer inden de får "lov til at betale".
+- Vi skal sørge for at det bliver et nice flow at blive medlem.
+- **Vidir** laver en rallly om en dag hvor vi ser på hvad der ligger nu og hvad det er vi gerne vil have som minimum.
+
+---
+### 6. Opdeling af kontingent i servicegebyr og kontingent
+
+v/ Balder & Víðir
+
+* Opdeling i individuelle services vs. almenyttige services udstillet til hele internettet.
+* Mulighed for at betale mere direkte for services i stedet for medlemsafgift.
+* Vigtigt at indføre understøttelse af service-gebyr gennem vedtægter og GF.
+* Vi kan opstille en basispakke, som vi kan diskutere videre. Det er vigtigt ikke at starte med en masse diskusioner om hvad individuelle services koster.
+
+Nøglebegreber:
+
+* Kontingent (momsfrit)
+* Serviceafgift (moms!)
+
+**Beslutninger/Action items:**
+
+- Der skal skrives et forslag til GF der forklarer idéen og retter i vedtægterne i de rigtige paragraffer.
+- Vi skal finde ud af hvordan vi beregner hvor meget ressource der bliver brugt på individuelle services vs. almenyttige services. **Halfdan** ser på at finde på en måde at lave udregningen.
+- **Balder** kontakter Skattestyrelsen og hører hvad deres holdning er om situationen.
+
+
+---
+### 7. Indkøb af diske samt geninstallering af server
+
+Halfdan og Vidir har kigget på diske.
+
+https://pad.data.coop/coWlezr3SAqlz1SqHUHi-w?both
+
+Sams noter:
+https://pad.data.coop/lHv6HqjsSmG_6TF4ttHPyw?both#
+
+Vi skal købe diskene.
+
+Sam fortæller om Proxmox + ZFS + Consumer SSD'er er dårligt sammen i følge en erfaring. Flaskehalsen ligger i IOPS (internal operation) på disken. Hvis man vil have RAID + ZFS + Redudancy kræver enterprise, kan give op til en 10x bedre performance på IOPS.
+
+Vi skal planlægge en dag hvor vi tager serveren helt offline for at installere et nyt system med virtuelle maskiner osv.
+
+Vi skal bruge flere ipv4 adresser til det nye setup, nærmere bestemt 3 nye. Vi har én lige nu, og det koster 15kr om måneden per ip adresse - dvs. 45kr om måneden for tre ekstra ip'er (540kr om året)
+
+
+**Beslutninger/Action items:**
+
+- Sysadmins beslutter diskene og dokumenterer beslutningen.
+- Vi mangler et kreditkort p.t. så nogen laver et udlæg og bliver refunderet.
+
+### 8. Administration af @datacoop på social.data.coop
+
+Forslag til procedure:
+
+Alle fra bestyrelsen, som vil have adgang til kontoen, kan få det. At toot'e indebære at få mindst 1 "thumbs up" i Signal-gruppen til sit draft.
+
+(Selvfølgelig med mindre toot'et indeholder holdninger eller beslutninger, som hele bestyrelsen skal ind over)
+
+**Beslutninger/Action items:**
+
+- Ingen holdninger, bare vidensdeling: Man behøver ikke vente på resten af bestyrelsen
+- Holdninger, som ikke er kontroversielle: Del først i bestyrelses-signal og vent på thumbs up
+- Holdninger, som ikke er afstemt: Vent på hele bestyrelsen
+
+---
+### 9. @datacoopdk på X
+
+https://twitter.com/datacoopdk/verified_followers
+
+Muligheder:
+
+1. behold kontoen, benyt samme procedure som på Mastodon
+2. frys kontoen og henvis til Mastodon
+3. luk kontoen helt
+
+**Beslutninger/Action items:**
+
+- Vi opreklamerer open source alternativer til Twitter/X med den risiko, at kontoen lukkes.
+- Alternativt, lukker vi kontoen, hvis vi ikke får os selv blokeret.
+
+---
+### 10. Hej-dage
+
+**Beslutninger/Action items:**
+
+- Flyt til kl 13, så vi har mere tid.
+- Husk at sende påmindelser ud 2 uger før + et par dage før
+
+- De næste gange:
+  - November 2023 - lørdag d. 4. november
+  - Februar 2024 - lørdag d. 3. februar
+  - Maj 2024 - lørdag d. 4. maj
+
+- Halfdan booker
+- Balder sender ud
+
+---
+### 11. Brug af den anden server
+
+Skal vi overveje at tage den anden server i brug?
+
+Vi kunne give medlemmer mulighed for at få en VPS ala https://exozy.me/about og https://the-dam.org/
+
+**Beslutninger/Action items:**
+
+- Vi skrinlægger idéen for nu - nu er den blevet luftet
+
+### 12. Eventuelt eventuelt?
+
+Flere bestyrelsesmøder -  **Vidir** indkalder til næste møde! 📣

generalforsamlinger/2023/bestyrelsens_beretning.md

@@ -0,0 +1,23 @@
+# Bestyrelsens beretning for 2022-2023
+
+Det forgangne foreningsår har budt på op- og nedture.
+
+I oktober døde Jesper. Det var et stort personligt tab for en del medlemmer, der også kendte ham i andre sammenhænge end data.coop. Men derudover et stort tab for foreningen. For Jesper havde været en af de drivende kræfter siden vi senest genstartede foreningen. Både i bestyrelsen, men også i alt det praktiske med drift og udvikling af vores infrastruktur. Jesper er savnet og vil aldrig blive glemt. Som vi skrev i den mindebesked vi satte på forsiden af vores hjemmeside: data.coop fortsætter i dit minde og i din ære.
+
+Heldigvis har året derudover primært budt på opture.
+
+Et venligt medlem har generøst doneret et ikke ubetydeligt beløb til os, til indkøb af diske til backup. Vi mangler stadig at føre dette ud i livet.
+
+Apropos backup, så lå vores backup indtil oktober hjemme hos Jesper. Vi fik den midlertidigt flyttet hjem til Mikkel, men har nu fået et bedre setup, hvor den sendes hjem til Fedder.
+
+Ved seneste generalforsamling havde vi netop lanceret Mastodon som tjeneste til medlemmerne. Vi har nu haft det kørende det første fulde foreningsår, og det lader til at være taget godt imod af de medlemmer der har valgt at bruge tjenesten. Dog har det også medført nogle nye problematikker for foreningen, som vi ikke tidligere har været stillet overfor, i form af indholdsmoderering. Både i praksis at få det gjort, og finde ud af hvem der skal gøre det, men især også dilemmaerne og diskussionerne om hvad der skal modereres og hvordan. Dette er noget der skal arbejdes videre med i det kommende år, da det står klart at vores AUP ikke er tilstrækkelig her.
+
+Gennem Mastodon er vi blevet opmærksomme på en række andre datafællesskaber rundt omkring derude. De griber alle tingene lidt forskelligt an, men grundlæggende deler de værdier med os. Det er opmuntrende, og det kunne være interessant på et tidspunkt at prøve at organisere fællesskaberne i et større fællesfællesskab, for at stå stærkere og lære af hinanden.
+
+I november lancerede vi endnu en tjeneste, Rallly, der kan bruges til at koordinere aftaler (a la Doodle før det blev ødelagt). Vi valgte at gøre det til en tjeneste der er åben for alle – også ikke-medlemmer.
+
+Vi har holdt 2 “Hej!”-arrangementer i løbet af året. Det første i januar var velbesøgt og blev en hyggelig mulighed for at hilse på hinanden ansigt til ansigt, diskuture hvad vi vil med foreningen og endte med forskelligt praktisk arbejde. Den anden “Hej!”-dag i maj var desværre knapt så velbesøgt. Men det er forhåbentligt noget vi kommer til at gøre igen fremover.
+
+Hen over året er nye medlemmer dryppet ind. Og vi har her ved udgangen af foreningsåret 34 betalende medlemmer. Derudover er der mørketallet, der fortsat skyldes manglende overblik, grundet vores ikke-eksisterende medlemssystem.
+
+Alt i alt går det stille og roligt fremad. Og vi håber at Jesper sidder et sted og glædes ved at vores forening trives.

generalforsamlinger/2023/indkaldelse.txt

@@ -0,0 +1,41 @@
+Kære data.coop medlem
+
+Hermed indkaldelse til ordinær generalforsamling 2023 for foreningen data.coop den 22/6-2023 kl. 20:00. Der er tale om en ny indkaldelse, eftersom der skete procedurefejl i forrige indkaldelse.
+
+Generalforsamlingen vil blive afholdt online. Der bliver udsendt et link til det præcise sted i dagene op til.
+
+Dagsorden:
+
+1) Valg af dirigent og referent.
+2) Bestyrelsens beretning.
+3) Fremlæggelse af regnskab, budget og kontingent.
+4) Indkomne forslag.
+5) Valg (Jf. § 3)
+Den nuværende bestyrelse består af:
+- Bestyrelsesmedlemmer:
+- Halfdan (på valg)
+- Mikkel (på valg)
+- Reynir
+- Vidir
+- Suppleanter (på valg):
+- Karsten
+- Rasmus
+7) Eventuelt
+
+Der vil løbende under generalforsamlingen blive skrevet referat i en pad på foreningens HedgeDoc instans på https://pad.data.coop. Link udsendes ligeledes i dagene op til generalforsamlingen.
+
+Man kan finde vedtægter samt tidligere referater her:
+
+https://git.data.coop/data.coop/dokumenter
+
+Regnskab og andre relevante dokumenter for generalforsamlingen kan findes på:
+
+https://git.data.coop/data.coop/dokumenter/src/branch/master/generalforsamlinger/2023
+
+Hvis man har forslag til vedtægtsændringer, må de meget gerne indsendes som "Pull Request" - spørg gerne om hjælp på Matrix-kanalen eller på mail til forpersonen, Vidir, på valberg@data.coop. Husk at indsende senest 4 dage før GF, dvs. senest 18/6 kl 23:59.
+
+
+
+Med venlig hilsen og på vegne af
+Bestyrelsen
+

generalforsamlinger/2023/referat.md

@@ -0,0 +1,144 @@
+# Referat af Generalforsamling 2023
+
+## Tid og sted
+
+København (online) d 22. juni 2023
+
+## Deltagere
+
+* Vidir Valberg Gudmundsson
+* Mikkel Munch Mortensen
+* Benjamin Balder Bach
+* Sam Al-Sapti
+* Karsten Højgaard
+* Reynir
+* Sune
+* Rasmus
+* halfd
+* Thomas Hansen
+
+Brug fulde navne, med mindre folk ønsker anonymiseret alias.
+
+## Valg af dirigent og referent
+
+* Reynir er referent
+* Vidir er dirigent
+
+## Dagsorden (generalforsamling)
+
+1. Valg af dirigent og referent.
+1. Bestyrelsens beretning.
+1. Fremlæggelse af regnskab, budget og kontingent.
+1. Indkomne forslag.
+1. Godkendelse af vedtægtsændringer og Acceptable Use Policy
+1. Valg (Jf. § 3)
+1. Eventuelt
+
+### Valg af dirigent og referent
+
+Vidir blev valgt som dirigent, og Reynir valgt som referent. Der blev gjort opmærksom på at man ikke kan være referent eller dirigent hvis man er på valg.
+
+### Bestyrelsens beretning
+
+Der har været opture og nedture. Det største har været at vi mistede graffen. Gulvet er åbent for et par ord om graffen. Balder foreslår at vi mødes eks. ved årsdagen.
+
+Beretningen kan findes her: https://git.data.coop/data.coop/dokumenter/pulls/31/files
+
+Sam kan fortælle at backup virker.
+
+Rasmus spørger ind til donationen.
+
+### Fremlæggelse af regnskab, budget og kontingent
+
+#### Regnskab
+
+Regnskabet bliver fremlagt af Balder. At bemærke var at pga. el-priser blev vi faktureret for server hosting, og banken krævede underskrifter.
+
+Der bliver afsløret at det er Thomas "tux" Hansen der donerede beløbet.
+
+Der snakkes om bankgebyrer og bankskift. Vi har Merkur Bank som er dyr for foreninger. Bestyrelsen har undersøgt andre banker og forsøgt bankskifte uden held. Arbejdernes Landsbank bliver foreslået.
+
+Ingen indsigelser til regnskabet. Regnskabet er godkendt.
+
+#### Budget
+
+Et budget bliver live coded 👨‍💻🧮
+
+Harddiske til 16.000 kroner og klistermærker til 1.500 kr bliver tilføjet til budgettet.
+
+#### Kontingent
+
+Spørgsmål om tidspunkt og gyldighed for kontingentbetaling.
+
+Slut på budget.
+
+En forvirrende linje i budget blev fjernet.
+
+#### Kontingent, this time for real
+
+Servicegebyr(?) og detaljer bliver diskuteret. Der er ikke nogen konkrete forslag. Bestyrelsen vil diskutere det videre og stillet foreslag til næste generalforsamling.
+
+Der er forslag til at beholde kontingentsatser som hidtil, og et andet forslag at hæve det almindelige kontingent fra 300 kr til 350 kr, og beholde studenterkontingentet á 50 kr.
+
+Der bliver afstemt om vi skal hæve standard kontingentet til 350 kr. Afstemningen blev 5 for og 5 imod. Da der ikke er simpelt flertal for blev det ikke vedtaget.
+
+Forslag om at beholde kontingent som hidtil blev vedtaget.
+
+#### Godkendelse af budget
+
+Budgettet blev delt igen.
+
+Ingen indvendelser. Vidir ~~merger~~ rebaser og fast forwarder budgettet i https://git.data.coop/data.coop/dokumenter/pulls/32
+
+### Indkomne forslag
+
+Notits: Vi har ikke været gode nok til at fremhæve hvor forslag kan tilgås ud til medlemmer forud for generalforsamlingen. Vi indstiller til at vi gør det bedre næste gang.
+
+- Ændring af flertalskrav ved foreningens opløsning https://git.data.coop/data.coop/dokumenter/pulls/23
+
+- Forslag til Mastodon modereringspolitik og håndbog for moderatorer: https://git.data.coop/data.coop/dokumenter/pulls/28
+
+- RIP Freenode. Long live libera.chat!
+https://git.data.coop/data.coop/dokumenter/pulls/18
+
+- Nedlæg social.data.coop https://git.data.coop/data.coop/dokumenter/issues/27
+
+### Godkendelse af vedtægtsændringer og Acceptable Use Policy
+
+#### Opdatering af acceptable usage policy
+
+Der bemærkes at AUP'en bør omformuleres så opdatering af kommunikationskanaler ikke kræver en generalforsamling.
+
+Forslaget bliver vedtaget uden indvendinger.
+
+#### Ændring af flertalskrav ved foreningens opløsning
+
+Forslaget er forkastet med 1 for og 8 imod. Vidir lukker pull requestet.
+
+#### Forslag til Mastodon modereringspolitik
+
+Balder fremlægger foreslaget.
+
+Vi har en AUP som står øverst, men er ikke tilstrækkelig som Mastodon modereringspolitik.
+
+Sune gaber.
+
+*Referent skifter til Rasmus*
+
+Forslaget om modereringspolitik var ikke udsendt med indkaldelsen, så kunne ikke behandles. Det blev bekræftet ved afstemning (5/4). Efter afstemningen blev der flyttet en stemme. Det blev besluttet at det ikke var afgørende.
+
+Bestyrelsen nedsætter en arbejdsgruppe til udarbejdelse af modereringspolitik
+
+### Valg (Jf. § 3)
+
+Mikkel og Halfdan var på valg. Begge genopstillede.
+
+Der var endnu en plads. Balder og Sune stillede op. Sune trak sit kandidatur. De øvrige blev valgt uden valghandling.
+
+Som suppleanter stillede Sam og Sune op. De blev valgt.
+
+Som revisor blev Karsten valgt.
+
+### Eventuelt
+
+Domænet riot.data.coop (til Element) bliver fjernet om ca. en måned, og bliver erstattet af et redirect til element.data.coop (som allerede eksisterer).