Referat af bestyrelsesmøde

bestyrelsen/referat-2023-09-25.md

@@ -0,0 +1,212 @@
+# Referat af Bestyrelsesmøde
+
+## Tid og sted
+
+Internet, 25. september 2023
+
+## Referat fra forrige bestyrelsesmøde
+
+https://pad.data.coop/tFb7V6VJQS-VoecL25Zdaw?view
+
+## Deltagere
+
+* Vidir Valberg Gudmundsson
+* Mikkel Munch Mortensen
+* Halfdan Mouritzen
+* Benjamin Balder Bach
+* Sam Al-Sapti (Reynir er på pause fra bestyrelsen)
+
+
+## Valg af dirigent og referent
+
+* X er referent
+* Y er dirigent
+
+## Dagsorden
+
+1. Valg af referent og dirigent
+2. Moderationspolitik og ekstra GF
+3. Bankskifte
+4. Ny hardware-opsparingskonto
+5. Medlemssystem
+6. Opdeling af kontingent i servicegebyr og kontingent
+7. Indkøb af diske
+8. Administration af @datacoop på social.data.coop
+9. @data.coop på Twitter
+10. Hej-dage
+11. Brug af den anden server
+
+---
+### 1. Valg af dirigent og referent
+
+Dirigent: Mikkel
+
+Referent: Balder
+
+---
+### 2. Moderationspolitik (MP) og ekstra GF
+
+Jeg (Mikkel) blev (til min egen store overraskelse) udpeget som tovholder for arbejdsgruppen. Ingen reagerede på den invitation der blev sendt ud på e-mail. Da jeg sidst tjekkede, var dem der dukkede op i det dertilindrettede Matrix-rum næsten 1:1 bestyrelsen (en enkelt anden var derinde, et enkelt bestyrelsesmedlem var fraværende).
+
+Mit forslag er at vi bare fortsætter arbejdet med MP i bestyrelsesregi og husker at melde ud i Matrix når der er noget at melde ud, så vi følger den proces vi selv har lagt op til. Lad os tage udgangspunkt i det arbejde nogle af jer allerede havde lagt i forslaget der blev stillet på seneste GF.
+
+**Beslutninger/Action items:**
+
+- Mikkel sætter gang i Matrix-rummet
+
+---
+### 3. Bankskifte
+
+Hvordan får vi det eksekveret?
+
+**Beslutninger/Action items:**
+
+- Balder lover at gøre noget snart!
+
+---
+
+### 4. Ny hardware-opsparingskonto
+
+Ifm. fremtidige donationer, foreslås det (Balder), at vi har en øremærket konto til fremtidige indkøb.
+
+Reservens størrelse kan være en kombination af:
+
+1. Nødvendig tilsidesættelse af midler til vedligeholdelse eller ved uforudsete hændelser
+2. Donationer til forbedringer og ny-investeringer
+
+Ideen med at have en separat konto er:
+
+1. Medlemmer, som donerer, kan være garanteret, at deres midler anvendes til formålet.
+2. Bestyrelsen og generalforsamlingen har et konstant overblik over det økonomiske sikkerhedsnet, som foreningen råder over.
+3. Modellen kan udvides til andre områder med øremærkede midler: F.eks. fondsmidler, markedsføring og sysadmin-honorar
+
+
+**Beslutninger/Action items:**
+
+- Kontoplan:
+  - Panik-konto
+  - Kontingentkonto
+  - Driftskonto
+  - Øremærkede midler
+- Næste GF bør have diskussion af hvor mange midler vi vil hensætte til panikkontoen.
+
+---
+### 5. Medlemssystem
+
+Vidir har testet byro, og er kommet frem til at det ikke giver mening at bruge det fremfor vores eget.
+
+Vi lægger vægt på, at det nok er data.coop's største prioritet i 2023 at komme videre med det her!
+
+**Beslutninger/Action items:**
+
+- Vi skal lave en plan for hvad der mangler at blive lavet.
+- Vi vil gerne have et system hvor bestyrelsen kan nå at "vette" nye medlemmer inden de får "lov til at betale".
+- Vi skal sørge for at det bliver et nice flow at blive medlem.
+- **Vidir** laver en rallly om en dag hvor vi ser på hvad der ligger nu og hvad det er vi gerne vil have som minimum.
+
+---
+### 6. Opdeling af kontingent i servicegebyr og kontingent
+
+v/ Balder & Víðir
+
+* Opdeling i individuelle services vs. almenyttige services udstillet til hele internettet.
+* Mulighed for at betale mere direkte for services i stedet for medlemsafgift.
+* Vigtigt at indføre understøttelse af service-gebyr gennem vedtægter og GF.
+* Vi kan opstille en basispakke, som vi kan diskutere videre. Det er vigtigt ikke at starte med en masse diskusioner om hvad individuelle services koster.
+
+Nøglebegreber:
+
+* Kontingent (momsfrit)
+* Serviceafgift (moms!)
+
+**Beslutninger/Action items:**
+
+- Der skal skrives et forslag til GF der forklarer idéen og retter i vedtægterne i de rigtige paragraffer.
+- Vi skal finde ud af hvordan vi beregner hvor meget ressource der bliver brugt på individuelle services vs. almenyttige services. **Halfdan** ser på at finde på en måde at lave udregningen.
+- **Balder** kontakter Skattestyrelsen og hører hvad deres holdning er om situationen.
+
+
+---
+### 7. Indkøb af diske samt geninstallering af server
+
+Halfdan og Vidir har kigget på diske.
+
+https://pad.data.coop/coWlezr3SAqlz1SqHUHi-w?both
+
+Sams noter:
+https://pad.data.coop/lHv6HqjsSmG_6TF4ttHPyw?both#
+
+Vi skal købe diskene.
+
+Sam fortæller om Proxmox + ZFS + Consumer SSD'er er dårligt sammen i følge en erfaring. Flaskehalsen ligger i IOPS (internal operation) på disken. Hvis man vil have RAID + ZFS + Redudancy kræver enterprise, kan give op til en 10x bedre performance på IOPS.
+
+Vi skal planlægge en dag hvor vi tager serveren helt offline for at installere et nyt system med virtuelle maskiner osv.
+
+Vi skal bruge flere ipv4 adresser til det nye setup, nærmere bestemt 3 nye. Vi har én lige nu, og det koster 15kr om måneden per ip adresse - dvs. 45kr om måneden for tre ekstra ip'er (540kr om året)
+
+
+**Beslutninger/Action items:**
+
+- Sysadmins beslutter diskene og dokumenterer beslutningen.
+- Vi mangler et kreditkort p.t. så nogen laver et udlæg og bliver refunderet.
+
+### 8. Administration af @datacoop på social.data.coop
+
+Forslag til procedure:
+
+Alle fra bestyrelsen, som vil have adgang til kontoen, kan få det. At toot'e indebære at få mindst 1 "thumbs up" i Signal-gruppen til sit draft.
+
+(Selvfølgelig med mindre toot'et indeholder holdninger eller beslutninger, som hele bestyrelsen skal ind over)
+
+**Beslutninger/Action items:**
+
+- Ingen holdninger, bare vidensdeling: Man behøver ikke vente på resten af bestyrelsen
+- Holdninger, som ikke er kontroversielle: Del først i bestyrelses-signal og vent på thumbs up
+- Holdninger, som ikke er afstemt: Vent på hele bestyrelsen
+
+---
+### 9. @datacoopdk på X
+
+https://twitter.com/datacoopdk/verified_followers
+
+Muligheder:
+
+1. behold kontoen, benyt samme procedure som på Mastodon
+2. frys kontoen og henvis til Mastodon
+3. luk kontoen helt
+
+**Beslutninger/Action items:**
+
+- Vi opreklamerer open source alternativer til Twitter/X med den risiko, at kontoen lukkes.
+- Alternativt, lukker vi kontoen, hvis vi ikke får os selv blokeret.
+
+---
+### 10. Hej-dage
+
+**Beslutninger/Action items:**
+
+- Flyt til kl 13, så vi har mere tid.
+- Husk at sende påmindelser ud 2 uger før + et par dage før
+
+- De næste gange:
+  - November 2023 - lørdag d. 4. november
+  - Februar 2024 - lørdag d. 3. februar
+  - Maj 2024 - lørdag d. 4. maj
+
+- Halfdan booker
+- Balder sender ud
+
+---
+### 11. Brug af den anden server
+
+Skal vi overveje at tage den anden server i brug?
+
+Vi kunne give medlemmer mulighed for at få en VPS ala https://exozy.me/about og https://the-dam.org/
+
+**Beslutninger/Action items:**
+
+- Vi skrinlægger idéen for nu - nu er den blevet luftet
+
+### 12. Eventuelt eventuelt?
+
+Flere bestyrelsesmøder -  **Vidir** indkalder til næste møde! 📣